Microsoft 365 Copilot đang định hình lại cách chúng ta làm việc bằng cách tích hợp sức mạnh của các mô hình ngôn ngữ lớn vào dữ liệu và ứng dụng doanh nghiệp của bạn. Thành phần cốt lõi giúp mở rộng và tùy chỉnh sức mạnh này chính là Agents. Đối với quản trị viên IT, việc hiểu và quản lý hiệu quả các agent này là yếu tố then chốt để đảm bảo tính bảo mật, tuân thủ và tối ưu hóa hiệu suất cho toàn bộ tổ chức.
Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan chi tiết, hướng đến cả người dùng kỹ thuật và lãnh đạo doanh nghiệp, về cách quản lý agents cho Microsoft 365 Copilot thông qua Microsoft 365 admin center.
Agents Là Gì và Tại Sao Chúng Quan Trọng?
Agents là các phiên bản tùy chỉnh của Microsoft 365 Copilot, được thiết kế để thực hiện các nhiệm vụ hoặc kịch bản cụ thể. Chúng nâng cao chức năng của Copilot bằng cách bổ sung các khả năng tìm kiếm, hành động tùy chỉnh, kết nối và API từ các ứng dụng của bên thứ ba như Jira, Dynamics 365, hoặc Bing Web Search. Về cơ bản, agents biến Copilot từ một trợ lý chung thành một chuyên gia chuyên biệt cho từng tác vụ, giúp tăng cường đáng kể hiệu suất công việc.
Các Loại Agent Bạn Có Thể Quản Lý
Hệ sinh thái Copilot bao gồm nhiều loại agent khác nhau, mỗi loại phục vụ một mục đích riêng. Hiểu rõ chúng sẽ giúp bạn đưa ra chiến lược quản lý phù hợp:
- Custom agents (Agent tùy chỉnh): Được xây dựng bằng các chỉ dẫn và hành động được xác định trước, lý tưởng cho các tác vụ dựa trên quy tắc có thể dự đoán được. Các agent này, thường được tạo bằng nền tảng low-code như Microsoft Copilot Studio, phải trải qua quy trình phê duyệt của quản trị viên trước khi đến tay người dùng.
- Shared agents (Agent được chia sẻ): Được cấu hình để nhiều người dùng hoặc nhóm cùng sử dụng, do người tạo chia sẻ trực tiếp.
- First-party agents (Agent của bên thứ nhất): Do chính Microsoft phát triển và tích hợp sẵn với các dịch vụ Microsoft 365.
- External agents (Agent bên ngoài): Được tạo bởi các nhà phát triển hoặc nhà cung cấp bên ngoài. Bạn có toàn quyền kiểm soát tính khả dụng và quyền truy cập của chúng.
- Frontier agents (Agent tiên phong): Là các agent thử nghiệm hoặc nâng cao, sử dụng các tính năng mới và có thể đang trong giai đoạn phát triển ban đầu.
Bắt Đầu Quản Lý Agents trong Microsoft 365 Admin Center
Để quản lý agents, bạn cần có vai trò quản trị viên phù hợp như AI Admin hoặc Global Admin. Trung tâm điều khiển chính là trang Agents trong mục Copilot Control System tại Microsoft 365 admin center.
Tại đây, bạn có thể thực hiện các tác vụ quản trị cốt lõi:
- Xem danh sách các agent đang có sẵn, đã triển khai hoặc bị chặn.
- Cấu hình quyền truy cập và tính khả dụng của agent.
- Thực hiện các hành động như triển khai, chặn, hoặc gỡ bỏ agent.
Kiểm Soát Toàn Diện: Các Hành Động Quản Lý Agent Chính
Bạn có một bộ công cụ mạnh mẽ để quản lý vòng đời của một agent trong tổ chức của mình.
1. Publish (Xuất bản): Làm Cho Agent Sẵn Dùng Đây là bước đầu tiên để đưa một agent (thường là custom agent từ Copilot Studio) đến với người dùng. Quá trình này đảm bảo quản trị viên có thể xem xét và phê duyệt agent trước khi nó xuất hiện trong “cửa hàng” nội bộ cho người dùng được chỉ định.
- Quy trình: Nhà phát triển tạo và gửi agent từ Copilot Studio. Quản trị viên sẽ thấy yêu cầu này trong tab Requested Apps với trạng thái “Publish pending”. Sau khi xem xét chi tiết, quản trị viên có thể Publish (Phê duyệt) hoặc Reject (Từ chối).
2. Deploy (Triển khai): Cài Đặt Agent Cho Người Dùng Hành động này chủ động cài đặt một agent thay mặt cho người dùng hoặc nhóm, chấp nhận các quyền Microsoft Entra cần thiết. Sau khi triển khai, agent sẽ hoạt động và sẵn sàng để người dùng tương tác trong Copilot và các ứng dụng chủ khác như Outlook hay Teams.
3. Block (Chặn): Ngăn Chặn Truy Cập Đây là hành động mạnh mẽ nhất, ngăn chặn tất cả người dùng trong tổ chức truy cập vào một agent cụ thể. Điều này đảm bảo agent đó không thể được sử dụng bởi bất kỳ ai, bất kể các chính sách khác.
4. Remove (Gỡ bỏ): Xóa Khỏi Kho Dữ Liệu Hành động này xóa agent (chỉ áp dụng cho agent của bên thứ nhất hoặc bên ngoài) khỏi kho quản lý của bạn. Agent có thể được thêm lại sau này bằng cách lấy lại từ store.
Kiểm Soát Quyền Truy Cập Ở Cấp Độ Tổ Chức
Ngoài việc quản lý từng agent riêng lẻ, bạn có thể thiết lập chính sách chung về việc ai trong tổ chức được phép sử dụng agents.
Trong Copilot > Settings > Agents, bạn có ba tùy chọn:
- All users (Mặc định): Tất cả người dùng đều có thể truy cập agents, tuân theo các chính sách ứng dụng và phân quyền hiện có.
- No users: Không ai trong tổ chức có thể truy cập agents. Tùy chọn này sẽ vô hiệu hóa các agent bên ngoài và ẩn chúng khỏi danh sách.
- Specific users/groups: Chỉ những người dùng hoặc nhóm được bạn chỉ định mới có quyền truy cập vào agents, ngay cả khi họ có quyền cài đặt các ứng dụng khác.
Lưu ý quan trọng: Việc tắt quyền truy cập (chọn “No users”) có thể mất tới 24 giờ để các agent và các công cụ liên quan như Agent Builder biến mất khỏi giao diện Copilot của người dùng.
Kết Luận: Trao Quyền Cho Doanh Nghiệp Một Cách An Toàn
Việc quản lý agents trong Microsoft 365 Copilot không chỉ là một nhiệm vụ kỹ thuật mà còn là một chiến lược kinh doanh. Bằng cách sử dụng các công cụ mạnh mẽ trong Microsoft 365 admin center, các quản trị viên IT có thể đảm bảo rằng việc mở rộng khả năng của Copilot diễn ra một cách có kiểm soát, an toàn và phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Từ việc phê duyệt các agent tùy chỉnh được xây dựng trên Copilot Studio đến việc triển khai các giải pháp của bên thứ ba, bạn có toàn quyền để định hình một hệ sinh thái AI thông minh, hiệu quả và đáng tin cậy.
