Mẫu Onboarding Buddy giúp bạn dễ dàng thiết lập và tự động hóa trải nghiệm cố vấn cho nhân viên mới và nhân viên chuyển vị trí.
Nhân viên hiện tại đăng ký trở thành Buddy và được ghép đôi với nhân viên onboarding để giúp họ làm quen với tổ chức của bạn và nhanh chóng bắt kịp vai trò mới. Tìm hiểu thêm về các mẫu doanh nghiệp cho Power Platform.
Ứng dụng Onboarding Buddy cung cấp các khả năng sau:
- Nhân viên có thể đăng ký làm Buddy.
- Quản lý có thể tìm kiếm và ghép đôi Buddy với những người mới tuyển dụng và chuyển vị trí – những người Onboarder.
- Quản trị viên chương trình có thể thiết lập email tự động để hướng dẫn trải nghiệm onboarding.
- Quản trị viên chương trình có thể quản lý thời lượng của chương trình và thời điểm gửi email giới thiệu và kết thúc.
Là một quản trị viên chương trình, bạn xác định cặp đôi Buddy-Onboarder và nội dung và thời điểm của các email tự động để giúp Onboarder và Buddy hoàn thành các hoạt động onboarding. Như minh họa dưới đây, bạn có thể thiết lập một email “nhắc nhở bắt đầu” để gửi bảy ngày sau khi email giới thiệu được gửi tới Buddy và Onboarder, và một email “nhắc nhở kết thúc” để gửi bảy ngày trước khi onboarding dự kiến kết thúc.
Mẫu Onboarding Buddy có sẵn trên Microsoft AppSource. Gói mẫu bao gồm hai giải pháp:
- Employee Experience Base chứa các thành phần cơ bản mà tất cả các giải pháp nhân sự (HR) sử dụng. Hiện tại, chỉ bao gồm các thành phần cần thiết cho khả năng địa phương hóa. Các chuỗi chung có thể được địa phương hóa một lần trong giải pháp cơ bản và chia sẻ để tất cả các giải pháp phụ thuộc đều được hưởng lợi.
- Onboarding Buddy chứa tất cả các thành phần cần thiết để tạo ra chương trình Onboarding Buddy trong tổ chức của bạn.
Các bước triển khai:
Bước 1: Xem xét các yêu cầu trước
Đảm bảo bạn có giấy phép cần thiết và chính sách về môi trường và dữ liệu trước khi bắt đầu.
Xác nhận giấy phép Đảm bảo tổ chức của bạn có giấy phép cần thiết để sử dụng các mẫu doanh nghiệp. Quyền sử dụng Power Apps đi kèm với giấy phép Microsoft 365 và Office 365 không đủ. Bạn cần một trong các gói Power Apps sau:
- Power Apps Premium
- Power Apps mỗi ứng dụng
- Power Apps mỗi ứng dụng trả tiền theo lưu lượng sử dụng
- Quyền sử dụng Power Apps đi kèm với giấy phép Dynamics 365
Chi tiết giấy phép có sẵn trong Hướng dẫn về Giấy phép Microsoft Power Platform.
Mẹo: Gói Power Apps Developer miễn phí là một cách tuyệt vời để cài đặt mẫu cho mục đích đánh giá.
Tạo chính sách môi trường và dữ liệu Điều quan trọng là có một chính sách môi trường và dữ liệu thống nhất và tài nguyên cần thiết.
Quản trị viên
Đảm bảo rằng các quản trị viên có đặc quyền cần thiết để gán giấy phép và tạo môi trường:
- Microsoft Entra ID Quản trị Người dùng Toàn cầu hoặc người thuê để gán giấy phép Power Apps hoặc Power BI
- Quản trị viên Power Platform để tạo môi trường
Tìm hiểu thêm về quản trị Microsoft Power Platform.
Môi trường
Tuân thủ các thực hành tốt nhất về quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) trong việc tạo và quản lý môi trường. Đảm bảo rằng môi trường Power Platform được thiết lập với cơ sở dữ liệu Dataverse. Đảm bảo rằng quyền bảo mật của nhà tạo môi trường, ít nhất, được gán cho người dùng cài đặt các giải pháp trong môi trường đó.
Tìm hiểu thêm về môi trường Power Platform.
Chính sách ngăn chặn mất dữ liệu
Đảm bảo rằng môi trường có quyền truy cập vào các kết nối được sử dụng bởi mẫu Onboarding Buddy:
- Kết nối Microsoft Dataverse
- Kết nối Office 365 Outlook
- Kết nối Office 365 Users
- Kết nối Office 365 Groups
Bước 2: Tạo kết nối
Các luồng đám mây cần các tham chiếu kết nối cụ thể để hoạt động đúng. Các tham chiếu kết nối được bao gồm trong giải pháp, nhưng thường thì các kết nối cần phải được thiết lập thủ công. Bạn cần thiết lập bốn kết nối mới cho ứng dụng Onboarding Buddy.
Tốt nhất là tạo các kết nối trước khi bạn nhập giải pháp. Nếu bạn tạo kết nối trong quá trình nhập, bạn phải chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ trình duyệt.
Đăng nhập vào Power Apps và đi tới Connections.
Tạo kết nối với từng kết nối sau:
- Kết nối Microsoft Dataverse
- Kết nối Office 365 Outlook
- Kết nối Office 365 Users
- Kết nối Office 365 Groups
Tìm hiểu cách quản lý kết nối trong các ứng dụng canvas.
Bước 3: Cài đặt tệp giải pháp
Bạn có hai tùy chọn để cài đặt giải pháp Onboarding Buddy:
- Chọn Get it now trên trang AppSource của mẫu và một cửa sổ cài đặt sẽ tự động mở trong trung tâm quản trị Power Platform.
- Tải xuống phiên bản quản lý hoặc không quản lý của các tệp giải pháp và nhập chúng thủ công vào môi trường của bạn.
Cài đặt từ AppSource
- Truy cập mẫu Onboarding Buddy trong AppSource và chọn Get it now.
- Trong cửa sổ Install Onboarding Buddy trong trung tâm quản trị Power Platform, chọn môi trường phát triển mà bạn đã chuẩn bị trong bước xem xét các yêu cầu trước.
- Đồng ý với các Điều khoản và tuyên bố về Quyền riêng tư khi được nhắc.
- Chọn Install.
Tải xuống các tệp giải pháp được quản lý hoặc không được quản lý sau:
Được quản lý:
Không được quản lý:
Đăng nhập vào Power Apps và chọn môi trường bạn đã chuẩn bị trong bước xem xét các yêu cầu trước.
Ở thanh bên trái, chọn Solutions.
Chọn Import solution, sau đó tìm và chọn tệp mpa_EmployeeExperienceBase bạn đã tải xuống.
Chọn Next, sau đó chọn Import.
Sau khi nhận được thông báo rằng quá trình nhập thành công, lặp lại các bước 4 và 5 để nhập tệp mpa_OnboardingBuddy bạn đã tải xuống.
Chọn Next và chọn Next lần nữa.
Đối với từng kết nối được liệt kê, chọn kết nối đã được tạo trong các bước nhập.
Chọn Next.
Bỏ qua phần thiết lập biến môi trường vào lúc này. Các giá trị URL cần thiết chỉ có sẵn sau khi các ứng dụng được nhập vào môi trường.
Chọn Import để bắt đầu nhập giải pháp Onboarding Buddy.
Bước 4: Gán vai trò bảo mật
Giải pháp Onboarding Buddy bao gồm hai vai trò bảo mật:
- Quản trị viên: Gán vai trò này cho người dùng cần truy cập vào ứng dụng quản trị được thiết kế dựa trên mô hình để quản lý tất cả dữ liệu tham chiếu và xem tất cả các bản ghi.
- Người dùng: Gán vai trò này cho tất cả người dùng của ứng dụng Onboarding Buddy.
Tất cả người dùng đã được cấp phép, dù có là thành viên của nhóm bảo mật hay không, đều phải được gán vai trò bảo mật. Nếu người dùng không có vai trò bảo mật, họ sẽ gặp lỗi “data access denied” khi cố gắng chạy ứng dụng. Người dùng không thể truy cập vào môi trường cho đến khi được gán ít nhất một vai trò bảo mật cho môi trường đó.
Gán vai trò bảo mật trong trung tâm quản trị Power Platform
- Đăng nhập vào trung tâm quản trị Power Platform.
- Ở thanh bên trái, chọn Environments.
- Chọn môi trường nơi giải pháp đã được cài đặt.
- Chọn Users > See all.
- Chọn người dùng, chọn Manage security roles, sau đó chọn các vai trò phù hợp cho từng người dùng.
- Chọn Save.
Tìm hiểu cách quản lý người dùng ứng dụng trong trung tâm quản trị Power Platform. Tìm hiểu cách kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào môi trường với các nhóm bảo mật và giấy phép.
Bước 5: Chia sẻ ứng dụng với quản trị viên chương trình
Nếu các quản trị viên chương trình cần tham gia vào việc cấu hình chương trình Onboarding Buddy, hãy chia sẻ cả ứng dụng Onboarding Buddy Admin và ứng dụng Onboarding Buddy với họ.
Bước 6: Cấu hình các tham số chương trình
Mở ứng dụng Onboarding Buddy Admin và chọn Configurations.
Chọn New nếu bạn chưa có bất kỳ cấu hình nào, hoặc chọn Edit nếu đã có một cấu hình được tạo. Bảng này chỉ nên chứa một bản ghi.
Thiết lập ba tùy chọn cấp chương trình:
- Days after match to send first nudge email xác định thời gian gửi email đầu tiên cho Buddies và Onboarders. Những email này giới thiệu chương trình và khuyến khích các cặp giao tiếp với nhau.
- Days prior to end of match to send the last nudge email xác định thời gian gửi email cuối cùng cho Buddies và Onboarders. Những email này khuyến khích các cặp hoàn thành các hoạt động cuối cùng.
- Length of Buddy Match Period (days) xác định thời gian kéo dài của cặp.
Chọn Save & Close.
Bước 7: Điền vào bảng Onboarders
Luồng New Onboarders Sync chạy mỗi thứ Bảy, tự động nhập vào bảng Onboarding các nhân viên mới được thiết lập trong Microsoft Entra ID trong tuần trước. Nếu bạn muốn các nhân viên mới trở thành một phần của chương trình ngay lập tức, hãy nhập họ vào bảng Onboarders. Bạn có hai tùy chọn, hoặc chạy luồng hoặc nhập thủ công.
Chạy luồng
- Trong Power Apps, ở thanh bên trái, chọn Flows.
- Di chuột qua luồng New Onboarders Sync và chọn biểu tượng Play (Chạy).
Tạo thủ công các bản ghi Onboarder
- Trong ứng dụng Onboarding Buddy Admin, chọn Onboarders.
- Chọn New.
- Nhập thông tin về nhân viên mới. Các trường quan trọng nhất để điền vào bao gồm:
- Onboarder
- Name
- Job Title
- Organization
- Region
- Chọn Save & Close.
- Lặp lại cho nhiều Onboarders cần tạo.
Bước 8: Bật các luồng đám mây
- Trong Power Apps, ở thanh bên trái, chọn Solutions.
- Chọn giải pháp Onboarding Buddy.
- Ở thanh bên trái, chọn Cloud flows (4).
Bước 9: Chia sẻ ứng dụng Onboarding Buddy
Chia sẻ ứng dụng Onboarding Buddy với những người dùng trong tổ chức của bạn.
Mẹo
Chia sẻ ứng dụng với các quản trị viên chương trình Onboarding Buddy trước để họ có thể cấu hình ứng dụng đáp ứng nhu cầu của tổ chức bạn. Sau khi hoàn tất cấu hình, chia sẻ ứng dụng cho toàn bộ tổ chức.
- Truy cập vào Power Apps và chọn môi trường chứa giải pháp.
- Ở thanh bên trái, chọn Solutions.
- Chọn Onboarding Buddy.
- Ở thanh bên trái, chọn Apps.
- Chọn ứng dụng canvas Onboarding Buddy và chọn More actions (…) > Share.
- Tìm kiếm và chọn nhóm bảo mật hoặc cá nhân cần truy cập vào ứng dụng. Bạn cũng có thể xác minh vai trò bảo mật của người dùng ở đây.
- Thêm một tin nhắn email tùy chọn.
- Chọn Share.
Tìm hiểu cách chia sẻ một ứng dụng canvas với tổ chức của bạn.
Lưu ý
Nếu các ứng dụng Onboarding Buddy không được chia sẻ với bạn và bạn không thể truy cập chúng trực tiếp trong Power Apps, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.
Điều chỉnh app: https://learn.microsoft.com/en-us/power-platform/enterprise-templates/hr/onboarding-buddy/customize
Quản lý app: https://learn.microsoft.com/en-us/power-platform/enterprise-templates/hr/onboarding-buddy/manage
Sử dụng app: https://learn.microsoft.com/en-us/power-platform/enterprise-templates/hr/onboarding-buddy/use
Chúc các bạn thành công!
