1. Giới Thiệu
Module này bạn sẽ dùng For Each – Switch – Case Action trong Power Automate for Desktop, For Each action được sử dụng để duyệt qua danh sách, Switch action trong Power Automate Desktop flows cho phép xử lý nhiều công việc dựa vào giá trị của biến hay biểu thức. Switch Action đánh dấu sự bắt đầu của khối công việc, Case Actions thực thi thực thi một nhóm action nếu điều kiện tương ứng là đúng.
Bài lab sẽ hướng dẫn bạn For Each action để duyệt qua danh sách folder, dùng Switch và Case action để phần loại file trong folder.
Giả sử bạn có folder chứa nhiều file .pdf và .pptx, bạn muốn tự động phân loại file ra các folder tương ứng (move các file .pdf sang folder PDF, và các file .pptx sẽ move sang folder PPTX)
2. Chuẩn bị
- Để thực hiện bài lab này bạn phải thực hiện xong Module 1: download và install Power Automate for desktop.
- Trên đĩa C:\ bạn tạo folder Tai Lieu, và trong này chứa nhiều file .PDF và .PPTX
- Trong folder C:\Tai Lieu tạo 2 folder con PDF và PPTX
3. Tạo Flow Phân Loại File
- Double click vào icon Power Automate trên desktop khởi chạy Power Automate for Desktop.
- Ở góc trên bên phải chọn New Flow, trong phần Flow name nhập vào: Phan Loại file, ấn Create.
3.1 Chọn Folder và Các Files Trong Folder
- Trong phần Action, tìm và kéo Display Select Folder Dialog vào cửa sổ Main.
- Cửa sổ Display Select Folder Dialog:
- Trong phần Dialog Description nhập vào Chọn Folder Cần Phân Loại.
- Trong phần variables produced để nguyên tên biến là SelectedFolder, ấn Save
3. Trong phần Action, tìm và kéo Get Files in folder vào cửa sổ Main
4. Cửa sổ Get Files in folder chọn các thông tin sau:
- Đặt con trỏ vào trong phần Folder chọn {X} và chọn SelectedFolder
- File Filter: nhập *
- Trong phần variables produced để nguyên tên biến là Files, ấn Save.
3.2 Sử Dụng Switch và Case Action Để Phân Loại Files
- Tại Desktop Flow, trong phần Action, tìm và kéo For Each vào cửa sổ Main.
- Cửa sổ For Each chọn các thông tin sau:
- Đặt con trỏ vào trong phần Value to interate chọn {X} và chọn Files
- Trong phần variables produced để nguyên tên biến là CurrentItem, ấn Save.
3. Tiếp tục trong phần Action, tìm và kéo Switch vào bên trong For Each … End.
4. Cửa sổ Switch:
- Đặt con trỏ vào trong phần Value to check chọn {X} và chọn CurrentItem, ấn Save.
5. Tiếp tục trong phần Action, tìm và kéo Case vào bên trong Switch … End.
6. Cửa sổ Case:
- Trong phần Operator: chọn Contains.
- Trong phần Value to Compare: nhập vào pdf, ấn Save
7. Trong phần Action, tìm và kéo Move File(s) vào bên trong Case.
8. Cửa sổ Move File(s):
- Đặt con trỏ vào trong phần File(s) to Move chọn {X} và chọn CurrentItem
- Destination folder: chọn folder C:\Tai Lieu\PDF, ấn Save
(Move các file .pdf vào folder C:\Tai Lieu\PDF)
9. Tiếp tục trong phần Action, tìm và kéo Case vào bên trong Switch … End.
10. Cửa sổ Case:
- Trong phần Operator: chọn Contains.
- Trong phần Value to Compare: nhập vào pptx, ấn Save
11. Trong phần Action, tìm và kéo Move File(s) vào bên trong Case (pptx)
12. Cửa sổ Move File(s):
- Đặt con trỏ vào trong phần File(s) to Move chọn {X} và chọn CurrentItem
- Destination folder: chọn folder C:\Tai Lieu\PPTX, ấn Save
(Move các file .pdf vào folder C:\Tai Lieu\PPTX)
13. Sau khi hoàn tất Flow bao gồm các action sau:
3.4 Thực Thi Flow và Kiểm Tra Kết Quả
- Ấn Run ở góc trên cửa sổ main để thực thi flow, và chọn folder C:\Tai Lieu
- Sau khi flow chạy xong vào folder C:\Tai Lieu để kiểm tra kết quả
3. Vào folder C:\Tai Lieu\PDF kiểm tra chỉ chứa các file pdf
4. Vào folder C:\Tai Lieu\PPTX kiểm tra chỉ chứa các file pptx
Bạn đã hoàn tất bài lab. Qua bài lab này bạn hiểu và biết cách sử dụng For Each – Switch – Case Action để phần loại file, Bạn có thể sử dụng các action này vào các flow khác của bạn.
Bài Lab sau Tôi sẽ hướng dẫn bạn dùng IF action để kiểm tra và tự động tạo folder PDF và PPTX khi nó chưa tồn tại, Sử dụng Default Case, và nén folder PDF và PPTX sau khi Flow hoàn tất.
