1. Giới Thiệu Variable
Trong khi phát triển các flow, việc sử dụng lại thông tin của nhiều action và cập nhật thông tin đó dựa trên các điều kiện nhất định là điều cần thiết. Ví dụ: bạn có thể cần lưu trữ tên folder vào biến để xử lý chúng sau này trong flow của mình.
Power Automate for desktop cho phép bạn lưu trữ thông tin để sử dụng sau này thông qua các biến (variable). Biến cung cấp cách khai báo nhãn dữ liệu bằng tên và cho phép bạn tham chiếu dữ liệu theo tên.
Bạn có thể coi các biến như các nơi lưu trữ lưu thông tin có giá trị khi một flow đang chạy. Thông tin được lưu trữ có thể thuộc bất kỳ loại dữ liệu nào, chẳng hạn như số, văn bản, ngày tháng, file hay folder.
Để sử dụng các biến (variable) làm tham số đầu vào cho action, bạn phải đặt tên biến nằm giữa hai ký tự phần trăm. Bằng cách sử dụng ký hiệu này, bạn ra lệnh cho nền tảng diễn giải giá trị dưới dạng một biến chứ không phải nội dung được mã hóa.
Ví dụ: để sử dụng biến có tên FilesToRenme, bạn phải điền tham số đầu vào tương ứng của hành động với biểu thức: %FilesToRename%
2. Tạo, chỉnh sửa, và sử dụng biến (variables)
Power Automate for desktop tự động tạo ra tất cả các biến cần thiết mà action cần, đồng thời nó cũng cho phép bạn tạo các biến theo cách thủ công.
Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo biến và sử dụng chúng làm tham số đầu vào trong các action được triển khai.
Mỗi khi bạn thêm một action mới vào flow của bạn, nền tảng sẽ tự động tạo ra một số biến chứa kết quả. Nếu bạn muốn thay đổi tên mặc định của biến, bạn có thể chọn biến đó và nhập tên mới.
Trong trường hợp bạn không muốn biến được tạo trong action của mình, bạn có thể chọn nút chuyển đổi ở bên trái của biến đó để tắt biến đó. Việc tắt các biến không sử dụng sẽ giảm số lượng biến trong cửa sổ chứa biến và giúp việc quản lý hiệu quả hơn.
Sau khi tạo một biến, bạn có thể sử dụng nội dung của biến đó làm thông tin đầu vào cho các action khác. Để sử dụng lại một biến, hãy chọn biểu tượng {x} bên cạnh field cần nhập và chọn biến hoặc thuộc tính cụ thể của biến đó.
Bạn cũng có thể sử dụng các biến hiện có làm kết quả đầu ra trong action, nhưng nền tảng sẽ ghi đè nội dung trước đó của chúng.
Việc lưu trữ dữ liệu mới vào một biến hiện có sẽ ghi đè lên nội dung của nó và nó có thể thay đổi kiểu dữ liệu. Bạn nên sử dụng các biến mới cho các kết quả khác nhau để giữ cho Flow của bạn rõ ràng và hiệu quả.
2.1 Cửa Sổ Chứa Biến
Power Automate for desktop hiển thị tất cả thông tin cần thiết về các biến đã tạo trong cửa sổ chứa biến.
Cửa sổ chứa biến nằm bên cạnh workspace, cho phép bạn xem lại và quản lý các biến. Thông qua cửa sổ này, bạn có thể tạo và xử lý hai loại biến khác nhau: input/output variables và flow variables.
Bạn có thể hiểu rằng, các input/output variables cho phép bạn truyền dữ liệu đến và đi từ nền tảng Power Automate. Tính năng này tạo ra tiềm năng tự động hóa không giới hạn cho phép bạn tận dụng tối đa nền tảng. ( bạn sẽ tìm hiểu thêm trong phần Handle Variables part 2)
Tất cả các biến bạn sử dụng cục bộ trong flow của mình được gọi là flow variables và bạn chỉ có thể truy cập chúng khi thực thi flow này.
Bất kể loại biến được sử dụng là gì, bạn có thể hiển thị thông tin về chúng bằng cách nhấp vào tên của chúng.
Ngoại trừ loại và nội dung của các biến, bạn có thể sử dụng cửa số chứa biến để xem tất cả các thuộc tính sẵn có của chúng. Thuộc tính chứa các phần thông tin được lưu trữ trong biến hoặc một thuộc tính mô tả biến.
Trong khi gỡ rối flow của mình dùng nút Run next action, bạn có thể kiểm tra giá trị hiện tại của từng biến thông qua cửa sổ chứa biến. Xem cách flow thay đổi nội dung của biến trong thời gian thực, cho phép bạn xác định nguyên nhân của chức năng không mong muốn.
Bên cạnh việc cung cấp thông tin về các biến, cửa sổ chứa biến còn cho phép bạn thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, chẳng hạn như đổi tên và tìm nơi sử dụng từng biến.
Nếu bạn muốn đổi tên một biến, hãy nhấp phải chuột vào biến đó và chọn Rename. Để xác định vị trí một biến được sử dụng trong flow của bạn, hãy chọn Find usages
Trong trường hợp bạn đã phát triển các flow phức tạp với nhiều biến, bạn có thể sử dụng nút Filter để lọc các biến được hiển thị. Việc hiển thị các biến theo kiểu dữ liệu cụ thể giúp việc tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả hơn.
3. Các Kiểu Dữ Liệu Của Biến
Khi bạn tạo các biến trong flow của mình, Power Automate for desktop sẽ chuyển đổi chúng thành một loại cụ thể dựa trên nội dung của chúng.
Một số kiểu dữ liệu được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ ứng dụng, chẳng hạn như kiểu số, trong khi những kiểu khác, chẳng hạn như kết nối FTP, yêu cầu các hành động hoặc nhóm hành động.
Nền tảng này hỗ trợ hơn 40 kiểu dữ liệu khác nhau và cho phép bạn chuyển đổi kiểu dữ liệu các biến chỉ bằng cách thay đổi nội dung của chúng.
Việc chuyển đổi và sử dụng lại các biến có thể là một cách thuận tiện để giảm số lượng biến, nhưng bạn phải theo dõi nội dung nào bị ghi đè. Nếu bạn mới làm quen với việc thực hiện Flow, hãy sử dụng các biến khác nhau cho từng kết quả để tránh các lỗi không mong muốn.
3.1 Thuộc Tính Kiểu Dữ Liệu
Một số kiểu dữ liệu tích hợp có các thuộc tính được liên kết với giá trị được lưu trữ trong các biến.
Thông qua các thuộc tính, bạn có thể truy cập thông tin về các biến mà không cần thực hiện thêm hành động hoặc chuyển đổi phức tạp.
Thông tin này có thể mô tả nội dung của biến hay là một phần của nội dung nhiều thành phần. Ví dụ: bạn có thể lấy phần ngày (day) của ngày-tháng-năm (Date).
Để truy cập giá trị của một thuộc tính, bạn có thể sử dụng ký hiệu sau: %VariableName.PropertyName%.
Ví dụ: nếu flow chứa danh sách các file có tên biến là Files, bạn có thể lấy số lượng file được lưu trữ bằng biểu thức: %Files.Count%.
Trong phần Handle Variables part 2, Tôi sẽ giới thiệu tiếp Các Kiểu Dữ Liệu Nâng cao
