Trong thế giới công nghệ không ngừng phát triển, trí tuệ nhân tạo (AI) đang định hình lại cách chúng ta làm việc. Tuy nhiên, công cụ AI của bạn chỉ thực sự mạnh mẽ khi dữ liệu mà nó sử dụng được tối ưu. Nhận thấy điều đó, Microsoft đã giới thiệu Knowledge Agent trong SharePoint, một làn sóng tính năng AI mới được thiết kế để biến SharePoint thành một trung tâm tri thức thông minh, năng động.
Hãy cùng tìm hiểu xem công cụ đột phá này có thể giúp gì cho tổ chức của bạn!
Knowledge Agent là gì?
Knowledge Agent là một tập hợp các tính năng AI mới trong SharePoint, ra mắt dưới dạng Public Preview, giúp hợp lý hóa việc quản lý nội dung và tăng cường khả năng của Microsoft 365 Copilot. Nó hoạt động như một “người quản lý nội dung thông minh”, tự động làm giàu, sắp xếp và cấu trúc hóa dữ liệu của bạn để AI có thể mang lại tác động kinh doanh thực sự, thay vì chỉ đưa ra câu trả lời đơn thuần.
Những Vấn Đề Knowledge Agent Giải Quyết
Knowledge Agent giúp giải quyết các thách thức lớn nhất trong quản lý nội dung, bao gồm:
- Sự sẵn sàng của nội dung cho AI: Đảm bảo dữ liệu được cấu trúc tốt để AI hoạt động hiệu quả.
- Khả năng khám phá và tính cập nhật: Giúp người dùng dễ dàng tìm thấy thông tin mới và phù hợp.
- Quy trình quản trị thủ công: Tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt.
- Tắc nghẽn trong việc tạo nội dung: Hỗ trợ sáng tạo nội dung nhanh hơn.
Các Tính Năng Vượt Trội Của Knowledge Agent
1. Cải Thiện Chất Lượng Câu Trả Lời của AI
- Cung cấp ngữ cảnh cho AI: Knowledge Agent tự động gắn thẻ và phân loại tệp tin với siêu dữ liệu (metadata) được điền tự động. Điều này giúp Copilot và các agent khác có thể “suy luận” trên dữ liệu, phân biệt các tài liệu tương tự và đưa ra câu trả lời chính xác, chất lượng hơn.
- Đảm bảo tuân thủ: Công cụ này giúp duy trì siêu dữ liệu sạch sẽ và tuân thủ chính sách bằng các đề xuất thông minh và nhãn dán, giữ cho các câu trả lời do AI tạo ra luôn đáng tin cậy.
2. Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh
- Tổ chức nội dung không cần nỗ lực: Knowledge Agent có thể biến các tệp hồ sơ nhân sự (resume) phi cấu trúc thành một cơ sở dữ liệu có tổ chức, sẵn sàng cho AI, giúp việc xem xét và tìm kiếm thông minh hơn.
- Tạo chế độ xem (view) thông minh: Tự động sắp xếp, lọc và nhóm tài liệu dựa trên siêu dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng xem “các chính sách hết hạn vào năm 2026” hoặc “hợp đồng được nhóm theo khách hàng”.
- Tự động hóa cho mọi người: Người dùng có thể mô tả yêu cầu của mình bằng ngôn ngữ tự nhiên (ví dụ: “gửi email cho tôi khi có hóa đơn trên $500 được thêm vào”) và Knowledge Agent sẽ tự động xây dựng quy trình làm việc mà không cần chuyên môn kỹ thuật.
3. Giữ Nội Dung Luôn Mới Mẻ và Hấp Dẫn
- Dọn dẹp và cập nhật trang SharePoint: Công cụ này giúp phân tích hành vi tìm kiếm để phát hiện các lỗ hổng nội dung, tự động sửa các liên kết bị hỏng và loại bỏ các trang không hoạt động chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
- Hỗ trợ tạo trang web chuyên nghiệp: Knowledge Agent hoạt động như một “đồng tác giả”, giúp bạn tạo các trang SharePoint ấn tượng. Bạn chỉ cần đưa ra ý tưởng bằng ngôn ngữ tự nhiên, chọn mẫu, và công cụ sẽ đề xuất bố cục, hình ảnh và thậm chí tạo một mục Câu hỏi thường gặp (FAQ) được hỗ trợ bởi AI.
Cách Sử Dụng Knowledge Agent
Việc truy cập Knowledge Agent rất đơn giản. Nó được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn thông qua một nút nổi ở góc dưới bên phải màn hình trong SharePoint.
Menu của Knowledge Agent sẽ thay đổi tùy thuộc vào ngữ cảnh và vai trò của bạn:
- Nếu bạn là chủ sở hữu trang (site owner): Bạn sẽ thấy các tùy chọn như “Cải thiện trang này” (Improve this site) để sửa lỗi hoặc cập nhật nội dung.
- Nếu bạn quản lý thư viện tài liệu (document library): Các tùy chọn như “Tổ chức thư viện này” (Organize this library) sẽ giúp bạn tự động điền siêu dữ liệu và thiết lập quy tắc.
- Nếu bạn là người xem (viewer): Bạn có thể chọn “Đặt câu hỏi” (Ask a question) để trò chuyện với Knowledge Agent và nhận câu trả lời dựa trên nội dung bạn đang xem.
Ai Sẽ Hưởng Lợi Từ Knowledge Agent?
Knowledge Agent mang lại lợi ích cho nhiều phòng ban khác nhau:
- IT & Dự án: Đảm bảo thông tin luôn chính xác và cập nhật.
- Nhân sự (HR): Hợp lý hóa việc kiểm toán và giảm rủi ro tuân thủ.
- Pháp lý (Legal): Phân loại tài liệu pháp lý và tự động hóa quy trình xem xét.
- Truyền thông & Marketing: Xuất bản các trang chất lượng cao trong vài phút.
- Vận hành: Tổ chức nội dung quy mô lớn như hợp đồng, nhật ký bảo trì.
- Bán hàng (Sales): Tìm câu trả lời kỹ thuật nhanh chóng từ tài liệu sản phẩm mà không cần hỏi chuyên gia.
Thông Tin Cấp Phép và Tính Sẵn Có
Knowledge Agent hiện đã có sẵn trong Public Preview cho người dùng có giấy phép Microsoft 365 Copilot. Quản trị viên IT có thể kích hoạt tính năng này ở cấp độ toàn bộ tổ chức (tenant-level). Các thông tin chi tiết hơn về giấy phép sẽ được công bố khi sản phẩm ra mắt chính thức, dự kiến vào đầu năm 2026.
Đăng ký trải nghiệm thử tại: https://aka.ms/JoinSharePointAI
Yêu cầu tối thiểu:
- Người dùng SharePoint Online (SPO): Tối thiểu 500 người dùng đang hoạt động
- Giấy phép và mức độ sử dụng Copilot
• Tối thiểu 150 giấy phép Copilot đã được cấp
• Tối thiểu 25 người dùng Copilot hoạt động hàng tháng - Thỏa thuận pháp lý: Có thỏa thuận bảo mật (NDA) đang hiệu lực với Microsoft.
Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về sức mạnh của Knowledge Agent và cách nó có thể thay đổi cách bạn làm việc với SharePoint!
